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発注業務について

<2024年12月29日 受信>
件名:発注業務について
投稿者:あち茄子

クリニックナースです。今年から初めてワクチン発注業務に携わることになりました。予約に合わせて発注するのですが、途中から患者の都合で別日に変更になったりして人数が変わったり、発注から2日間は納品にかかるため不足を避けるために少し多めに発注していました。
接種終盤になるにつれ、調節していましたが結局、10バイアル近く余ってしまいました。3月にならないと返品はできないらしく責められています。
私が悪いのですが、他のところではどうやって予約の段階、1日の人数の調整や在庫を出さないための発注方法などどのようにしているのか知りたいです。
他の発注も、感覚だよりでやっているようなところなのでとても苦労しています。
とにかく在庫をかかえることのないようにとの教えなので、毎日在庫ばかり気にして業務をしています。
最低限の定数は決めてもいいと思うので提案もしたのですが、聞いてもらえません。

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No.1
<2024年12月30日 受信>
件名:無題
投稿者:匿名

発注業務大変ですよね。お疲れ様です。
発注から2日間は納品にかかるため不足を避けるために少し多めに発注していたそうですが、発注は週1、月1、どのくらいの間隔でしょう。
少し多めってどのくらい?1箱1mlバイアル2本入りを、例えば使用10箱に対して+1箱なのか+5箱なのかでも違ってきます。
予約で請け負ってるので予備は1箱2本あれば十分かと思いますが後半にキャンセルが増えてしまったのなら防ぎようがないです。
予約外のために足りるようにという発注はしない。そのため予約しか実施しないところが多いと思います。


No.2
<2025年01月09日 受信>
件名:無題
投稿者:匿名

インフルワクチンでしょうか。
どうしたって不足回避となれば在庫を抱えない、は難しいと思います。複数予約かけておいて都合に合わせてキャンセルされる(と思われる)方もそれなりにいるので、後半になるとキャンセルされる方が多い印象はあります。
小児で2回分の接種予約、会計と告知していても、予約ナシで今日接種出来ますか?とか、1回目は済んでるので2回目だけ接種したい、などなど…ある程度システム化、ルール化してもイレギュラーが出ます。
かかりつけのみ、とか、小児は受けない、とかクリニックによって色々ルールをもうけているのを見ますのでHP等チェックしてシステムを検討するのも1つの方法かと。
(余談ですが、予約ナシで接種出来ますという所ではどのように発注管理しているのかホントに謎です)

また他の定期接種ワクチンについてだと、取り寄せに2日必要なら3日前までに要予約。それ以降の変更や追加はワクチン在庫がある時のみ受け付けます。とすれば在庫残がもし不足でも間に合わせられるのでは。
ムンプス以外の任意ワクチンは予約が入らないと取り寄せない所もありましたよ。

責めるなら在庫を抱えない方法も伝授頂きたいものですね。あるならぜひ知りたいところです。
今シーズンおつかれさまです。


No.3
<2025年01月23日 受信>
件名:返信
投稿者:あち茄子

返信いただいた2名の方ありがとうございます。
インフルエンザワクチンです。もともと前年度の使用数から見越して、最初は100人、200人分とか発注して、その後から人数に合わせて発注しています。
キャンセルもそうですが、予約自体を忘れて来院しない人もいてほんとうに読めません。キャンセル不可で延期にしてくれれば助かるんですが…。
あとはシーズン始まってから、とある企業が追加になり接種人数が大幅に増えたのですが、結局そこでもキャンセルが出る事態になりもう把握しきれませんでした。
毎日、パソコンと睨めっこしていれば仕事をサボってるだの、そんなの見てなんになるの?など嫌味を言われました。
そしてとうとう、発注業務を降ろされました。もう辞めたいです。
挽回するチャンスももらえない。どの業務もはじめてでも完璧を求められるのが辛いです。


No.4
<2025年01月27日 受信>
件名:無題
投稿者:匿名

発注業務を降ろされたこと悔しいとは思いますが、ラッキーだと思って切り替えましょう。もう発注業務しなくていいってことでしょう。


No.5
<2025年02月02日 受信>
件名:読めないものは読めない スタッフのせいにするな
投稿者:匿名

インフルでしょうか。
クリニックでしたが毎日半日訪問診療にも看護師が1人取られる仕事だったので半日は看護師が外来1人勤務でした。
師長と事務長が過去の履歴を把握しているので昨年度の発注数をまずは確保し、会社でまとめての数も確保し、予約は事務長、発注は師長に担当し、窓口を絞って2人が不在なときは2人がいる時間限定電話対応で申し込みにしました。患者さんからは大大大ブーイングでしたが、大量に在庫を抱えることはなかったです。

 
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